La dématérialisation et le records management

Il s'agit dans cette étape de convertir vos documents papier en documents électroniques par une opération de numérisation ou de les produire nativement sous cette forme à partir de modèles prédéfinis.

La chaine de numérisation documentaire alimente Noesys en documents électroniques et s’interface avec votre existant (ERP, système de fichier, base de données, …) pour capturer les données descriptives qui serviront à rechercher les documents ultérieurement.

En bout de chaine, les principes du records management sont appliqués (ISO 15489) pour le classement des documents et l'établissement des règles de conservation dans le temps (droits d'accès, révisions, durée légale de conservation, etc.).

Le système d’indexation et de diffusion

Noesys met à votre disposition des outils de production intégrés ou déportés des documents. Les plans de classement intelligents (PCI) permettent ensuite de rechercher les documents à l'aide de critères de tri et de filtrage sur les contenus.

Noesys intègre un module de génération au format PDF de dossiers composés d'un ou plusieurs documents. Cette conversion de format facilite la consultation finale par l'utilisateur.

Les abonnements (push) permettent de se tenir informé régulièrement des modifications apportées aux documents. Chaque utilisateur peut définir ses propres abonnements ou utiliser des abonnements prédéfinis.

Le travail collaboratif (workflow)

Le module collaboratif de Noesys permet de mettre en place le cycle de vie des documents au travers de processus types (création d'une nouvelle version, révision, validation, etc.).

Il permet également de travailler à plusieurs sur les documents (rédaction de commentaires, verrouillage temporaire d'un document le temps de sa modification, etc.).

Il historise l’activité des utilisateurs afin de tracer toutes les modifications réalisées.

Dernière étape de la chaine documentaire : la rematérialisation des documents, gérée par le logiciel Watchdoc en lien avec Noesys. Il s'agit dans cette étape d'offrir une gestion intelligente et économique de l’impression sur papier par la mise en place d'une véritable politique d'audit interne et par l'optimisation du parc matériel