La Direction Centrale de la Sécurité Publique, qui dépend du Ministère de l’Intérieur, emploie plus de 230 personnes réparties en 12 bureaux. La masse d’informations qui circule est plus que gigantesque et les collaborateurs sont confrontés au casse-tête de l’archivage papier et de la recherche de documents.

La solution préconisée ? Mettre en œuvre un système de GED ayant trois objectifs principaux :

• éviter l’archivage papier via un système de numérisation de l’ensemble des documents émis par la DCSP
• faciliter la recherche des informations grâce à une indexation full text et un classement thématique
• centraliser les documents sur une plate-forme Intranet en tenant compte des droits d’accès aux informations (respect de la confidentialité).

La 1ère étape a consisté à réaliser l’application de gestion de courriers, qui bien plus qu’une solution de numérisation et d’indexation des courriers entrants et sortants, propose un système de workflow permettant de suivre le traitement d’un courrier par les différents collaborateurs concernés.

L’étape suivante a permis d’englober au sein du système de GED, l’ensemble des notes de service et études élaborées par les bureaux ainsi que les dossiers de presse du service Communication, les synthèses quotidiennes du bureau d’information, etc.